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【文官研習】分散辦公,如何運用科技工具進行專案任務派送、追蹤及管理?

By 2020 年 10 月 14 日 No Comments

由行政院科技會報辦公室 、工業技術研究院合作辦理「文官科技素養研習」,於2020年特別策劃增加「遠端辦公科技研習班」,加強公務體系對於視訊會議、雲端協作、雲網安全等等防疫相關科技的資訊方案,以提升因應疫情需求,調整業務運作的應變力。互動資通受邀以「分散辦公,如何運用科技工具進行專案任務派送、追蹤及管理?」進行主題分享,引導學員了解遠距辦公是每個人都必須學習的知識與技能,同時在日常工作中即可鍛鍊和運用。除了運用適合的科技工具之外,以下幾項也是遠距辦公時需同時納入考量的關鍵要素:

一、安全可控的遠距辦公環境

由於防疫期間資安攻擊加劇,遠距辦公使企業曝露於高風險中,提供安全可控的環境更是遠距工作不容忽視的一環,各部門同仁在資料整合與訊息傳遞時,透過IT部署多元安全機制,讓員工分散辦公的同時,降低資安外露風險。

工具機領導廠商東台精機,有鑑於免費的大眾即時通訊軟體,無法滿足工作管理之專案架構需求及資訊安全,因此導入私有雲企業溝通協作平台,疫情期間,為兼顧企業營運不中斷與資安考量,IT單位在第一時間即完備因應措施,包含「建置臨時辦公室的IT作業環境」、「加強關鍵性系統備份與網路監控」等,讓同仁於異地辦公時,能維持各項工作任務的執行,落實私有雲資訊安全要求及高效的專案管理。

二、整合系統的一站式管理平台

遠距辦公除了透過訊息溝通、視訊會議及網路電話,搭配任務管理等工具,達成辦公協作外,更需要一個整合公司所有E化系統的All-in-On協作平台。

台灣PCB產值佔全球3成,製程精密複雜多達上百道,每個工作站的生產都會影響整體品質,為減少問題排除時間與提升生產效率,PCB大廠博智電子,透過team+整合廠內的MES系統、SCADA廠務系統、TQM系統、電子簽核系統等,有別於過去採用email或簡訊通知,可即時推播重要設備異常訊息、製程管理重要訊息,大幅提升設備管控精準度,有效建置IoT連網行動管理機制。

三、關鍵最後一哩:落實員工的教育訓練

如何改變員工過去的溝通模式與工作習慣,導入與落實才是關鍵的最後一哩,從部門開始執行,搭配小規模專案與符合成本攤提下,透過多元且完善的教育訓練,逐步導入與擴充。

以百年品牌膳魔師(THERMOS)台灣區總代理皇冠金屬為例,為推動「全通路」線上線下虛實整合,2017年導入私有雲溝通協作平台,透過多場的教育訓練,由上至下協助同仁數位轉型。防疫期間,針對居家隔離防疫措施,更提早由管理部與資訊單位規劃因應方案,透過視訊會議進行全省防疫教育訓練,並且即時訊息公告相關防疫措施,讓總公司與全省櫃台人員,訊息同步、防疫總動員。

四、小成本下善用現有工具的大效益

簡訊不僅是企業在市場營銷的重要工具,更躍升為科技防疫一員,除了協助指揮中心以「雙向簡訊」追蹤隔離檢疫、eMask口罩領取與細胞簡訊等精準通報外,疫情期間在企業的應用上,更協助員工進行健康自主回報、政策公告與即時的雙向回覆EVERY8D獨家專利),簡訊以特有的身份安全認證與98%高開啟率等優勢,小兵立大功,成為政府與民眾、企業與員工/消費者間精準的溝通橋樑。相關案例可參考下方延伸閱讀。

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