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【工商時報】居家辦公除了筆電,還要幫員工準備甚麼?

By 2021 年 5 月 21 日 No Comments
▲ team+範例,與企業通訊錄同步整合,可立即找到任何同事。

報導日期:2021/05/20
報導媒體:工商時報

台灣疫情急遽升溫,不少企業為體恤員工,自動提升防疫規格,讓全部或部分員工居家辦公。為了維持有效的生產力,除了頻寬升級、提供筆電,企業其實還需要準備一套通訊協作軟體做為遠距辦公的溝通工具。台灣工作專用溝通協作系統的領導品牌team+表示,最近接到大量客戶詢問,特別根據多年來與台灣各大企業合作的經驗,歸納出幾項重點,提供大家「該怎麼選擇最適合的通訊協作平台?」

1.同一帳號能跨螢協作辦公環境已朝向跨時間與空間的混合模式,員工需要以同一個帳號在桌機、電腦、手機或平板間無縫接軌的跨螢協作。

2.可與人資同步的企業通訊錄為工作情境設計的即時溝通協作軟體,應該要能整合企業通錄訊,員工不用再互相加好友,也免除離職員工遲遲未退群的困擾與資安風險。

3.同時具備即時交談與聚焦討論的功能工作中除了常見的流水式即時交談,更常需要針對特定主題或任務聚焦討論。過程中傳遞的文件、照片、影音檔案要能分類永久保存,方便隨時搜尋查找。

4.能明確掌握員工讀取資訊的時間與狀態工作中最漫長的等待莫過於「已讀不回」!提升企業工作效能的即時溝通協作軟體,最好能直接看到已讀、未讀清單及讀取時間,即時用其他方式聯絡未讀者。

5.提供多元化的視訊會議工具去年疫情爆發下,「視訊會議」成為最熱門的搜尋關鍵字。隨著遠距工作需求,視訊會議已是企業溝通協作軟體不可缺少的功能之一。

6.可以整合企業原有的數位系統溝通協作平台要能提供多元化的團隊合作工具,如任務管理;還要能整合企業已有的CRM、ERP、BI等系統,讓員工從單一入口就可以隨時隨地高效工作。

7.要簡單易學且適合台灣工作文化組織中從董事長到櫃檯管理員都需要使用溝通協作工具,必須人人容易上手。最好選擇已經有多家公司成功全員導入的系統,如果在不同類型產業都有成功導入經驗的更好。

8.溝通資訊必須存放在企業私有雲內員工在家辦公,要從不同地點連線進入公司系統或傳送資料檔案,「資安」實是最不容忽視的關鍵要素。以私有雲架構把溝通資料都儲存在企業端的伺服器上,才最可靠。

互動資通表示,疫情推動遠距需求,部分或全員在家辦公成為新常態,企業需要更適合的科技強化營運、提升協作效能。協作的本質就是幫助員工在工作過程中,用適合的工具、更有效的溝通與合作,提高個人生產力,也達到更高效的及體力;在疫情嚴峻的此時此刻,更顯得重要。互動資通旗下企業私有雲溝通協作領導品牌team+整理了「居家辦公我最罩防疫妙用12招」,提供有興趣的企業可前往官網免費下載。