報導日期:2021/01/18
報導媒體:CIO IT 經理人雜誌 2021年1月第(115期)專訪報導
融合會議管理、工作管理 滿足新常態
延燒1年的COVID-19疫情,在全球已造成超過8千萬人感染,對全球經濟與民眾生活造成極大影響,對消費型態、工作型態與企業生產型態等,都從根本上帶來重大轉變。尤其企業為維持商業流程的正常運作,被迫啟動營運持續計畫(Business Continuity Plan,BCP),如採取分流辦公、異地辦公、在家辦公等等,避免有人染病而導致全體員工被迫進行隔離。如在全球設有據點的Google,便宣布採取在家辦公機制將持續延長到明年。
在疫情期間,無論是政府或企業,都被迫引進創新科技推動數位轉型,其中使用頻率最高的技術,非線上會議系統莫屬。此種方案早已問世多年,然以往企業用戶使用意願不算高,泰半偏好面對面溝通,然在本此疫情期間卻成為維持公司運作不可或缺的重要協作平台。預期進入後疫情時代或者疫情結束之後,線上會議依然將持續扮演無可替代的角色。
互動資通董事長郭承翔說,因應企業推動數位轉型風潮,我們善用深耕產業多年的經驗,察覺到客戶面臨會議管理、任務管理上的困擾,若不解決恐怕將衝擊數位轉型的效益。為此,互動資通將在備受台灣用戶歡迎的team+中,加入會議管理、任務管理等功能,預計2021年會正式推出,讓用戶只需使用單一套協同平台,即可在後疫情時代順利推動數位轉型。
線上會議頻繁 欠缺會議管理工具
因應COVID-19疫情帶來的衝擊,線上會議軟體、協作平台等,堪稱是2020年最熱門的軟體,即便是對創新科技接受度較低的傳統產業,恐怕都在這波疫情中被迫引進相關工具。從互動資通觀察中發現,無論是金控、醫療院所、高科技業者、政府單位、國營企業等,都趁此波機會添購合適工具,以滿足跨地線上會議需求。只是在線上會議大量取代實體會議之後,反而讓會議管理、代辦事項追蹤等工作變得更為複雜,讓管理團隊無法有效掌握創新科技帶來的效益。
雖然多數線上會議軟體都具備與行事曆整合的功能,但也僅限於線上虛擬會議系統,若公司仍然有實體會議需要舉辦時,又得仰賴另外一套工具協助,反而會造成員工使用上的困擾。其次,在完成線上會議之後,後續團隊成員協作、溝通等工作也非常重要,但是市面上線上會議系統都沒有提供類似功能,因此同樣必須借重其他工具協助。最後,在線上會議數量暴增下,市面上並沒有工具可統計公司每週要舉行多少場會議,以及會議舉行的時間等,反而徒增管理團隊的困擾。
郭承翔指出,雖然線上會議最大好處在於不受到時間與空間的限制,但在實務上,會議後仍然有許多事項需要帶補充,又或者部分團隊成員需要持續溝通。在此機制下,若要重新進行舉辦一次線上會議系統,往往非常曠日費時,且根本不符合經濟效益。此時,若有一套工具可結合線上、實體會議管理功能,以及提供文字、語音溝通等功能,即可滿足相關應用需求。在此基礎下,我們才興起在team+中加入會議管理模組,滿足企業不同面向的協同作業所需。
解決工作交辦困境 互動資通推方案
在組織中,工作事項交辦是項經常發生的事情,不過長期觀察企業需求的互動資通,也發現到傳統交辦工作流程存在的缺陷。互動資通指出,傳統工作交辦通常是口頭交辦,若要同時告知多人時,則會透過電子郵件說明工作細項,當然在時下IM軟體盛行時代,也會透過Line等工具交付工作內容。但是無論哪種工具,都欠缺後續追蹤的功能,時間一久可能主管忘記,以至於重要工作專案沒有按時完成。
「最好的工作交辦軟體,應該要達到與協同作業結合,即想到重要事項需要委託團隊處理時,就可立即發送給相關人員,若文字無法說明清楚時,也能立即舉辦線上會議進行溝通。」郭承翔解釋:「唯有如此,工作交辦事項才可有效率被執行,管理團隊也無需持續追蹤,能靠系統協助提醒團隊成員,進而達到提高工作效率的目的。」
在台灣吹起數位轉型的浪潮中,互動資通也將會在備受歡迎的team+中,加入任務管理功能,讓team+成為企業在推動轉型過程中,不可或缺的重要數位工具。
郭承翔解釋,任務管理功能,適用於個人工作及團隊專案管理,結合敏捷開發中的看板式管理,以及簡單的任務儀表板(dashboard),可以方便快速知道整體的進度狀態,還搭配一些可自定義的欄位及狀態關卡,增加使用上的彈性。
team+功能持續增加 扮演數位轉型核心
由台灣團隊研發,以私有雲模式建置的互動資通team+,由於具備貼近台灣企業需求,且擁有安全性高、無需擔心資訊外洩,加上授權費用合理的特性,已成為台灣市占率第一的協同作業平台。在2020年COVID-19疫情肆虐下,儘管有不少企業使用免費的線上會議軟體,但仍然有更多企業選擇加購team+授權,以應付多元辦公模式下,同仁需要一套協同作業平台的需求。
郭承翔認為,互動資通將team+定位在恰好符合企業需求的協同平台,這代表平台每項功能都是企業所需,不會有功能過於複雜、操作過於繁瑣的問題出現,且研發團隊會持續收集用戶回饋、因應市場發展,持續加入企業所需的新功能,例如會議管理、任務管理等。另外,我們也會依照不同企業需求,進一步提供客製化服務,讓team+更貼近企業的商業流程,成為提升員工競爭力的數位工具。 因應數位轉型風潮,2021年互動資通預定將朝打造產業專屬定製化的整合協作生態系邁進。如製造業有上、下游夥伴需要管理,此時若能運用team+,搭配互動資通的技術支援與客製化服務,將可大幅降低管理工作的困擾,有助於擴大數位轉型的效益。
CIO IT經理人 原文連結 –> https://www.cio.com.tw/interactive-tours-reinforts-team-functional-enterprise-to-transformation-tour-2/