報導日期：2021/01/18
報導媒體：CIO IT 經理人雜誌 2021年1月第（115期）專訪報導
融合會議管理、工作管理 滿足新常態
延燒1年的COVID-19疫情，在全球已造成超過8千萬人感染，對全球經濟與民眾生活造成極大影響，對消費型態、工作型態與企業生產型態等，都從根本上帶來重大轉變。尤其企業為維持商業流程的正常運作，被迫啟動營運持續計畫(Business Continuity Plan，BCP)，如採取分流辦公、異地辦公、在家辦公等等，避免有人染病而導致全體員工被迫進行隔離。如在全球設有據點的Google，便宣布採取在家辦公機制將持續延長到明年。
在疫情期間，無論是政府或企業，都被迫引進創新科技推動數位轉型，其中使用頻率最高的技術，非線上會議系統莫屬。此種方案早已問世多年，然以往企業用戶使用意願不算高，泰半偏好面對面溝通，然在本此疫情期間卻成為維持公司運作不可或缺的重要協作平台。預期進入後疫情時代或者疫情結束之後，線上會議依然將持續扮演無可替代的角色。
互動資通董事長郭承翔說，因應企業推動數位轉型風潮，我們善用深耕產業多年的經驗，察覺到客戶面臨會議管理、任務管理上的困擾，若不解決恐怕將衝擊數位轉型的效益。為此，互動資通將在備受台灣用戶歡迎的team+中，加入會議管理、任務管理等功能，預計2021年會正式推出，讓用戶只需使用單一套協同平台，即可在後疫情時代順利推動數位轉型。
線上會議頻繁 欠缺會議管理工具
因應COVID-19疫情帶來的衝擊，線上會議軟體、協作平台等，堪稱是2020年最熱門的軟體，即便是對創新科技接受度較低的傳統產業，恐怕都在這波疫情中被迫引進相關工具。從互動資通觀察中發現，無論是金控、醫療院所、高科技業者、政府單位、國營企業等，都趁此波機會添購合適工具，以滿足跨地線上會議需求。只是在線上會議大量取代實體會議之後，反而讓會議管理、代辦事項追蹤等工作變得更為複雜，讓管理團隊無法有效掌握創新科技帶來的效益。
雖然多數線上會議軟體都具備與行事曆整合的功能，但也僅限於線上虛擬會議系統，若公司仍然有實體會議需要舉辦時，又得仰賴另外一套工具協助，反而會造成員工使用上的困擾。其次，在完成線上會議之後，後續團隊成員協作、溝通等工作也非常重要，但是市面上線上會議系統都沒有提供類似功能，因此同樣必須借重其他工具協助。最後，在線上會議數量暴增下，市面上並沒有工具可統計公司每週要舉行多少場會議，以及會議舉行的時間等，反而徒增管理團隊的困擾。
郭承翔指出，雖然線上會議最大好處在於不受到時間與空間的限制，但在實務上，會議後仍然有許多事項需要帶補充，又或者部分團隊成員需要持續溝通。在此機制下，若要重新進行舉辦一次線上會議系統，往往非常曠日費時，且根本不符合經濟效益。此時，若有一套工具可結合線上、實體會議管理功能，以及提供文字、語音溝通等功能，即可滿足相關應用需求。在此基礎下，我們才興起在team+中加入會議管理模組，滿足企業不同面向的協同作業所需。
解決工作交辦困境 互動資通推方案
在組織中，工作事項交辦是項經常發生的事情，不過長期觀察企業需求的互動資通，也發現到傳統交辦工作流程存在的缺陷。互動資通指出，傳統工作交辦通常是口頭交辦，若要同時告知多人時，則會透過電子郵件說明工作細項，當然在時下IM軟體盛行時代，也會透過Line等工具交付工作內容。但是無論哪種工具，都欠缺後續追蹤的功能，時間一久可能主管忘記，以至於重要工作專案沒有按時完成。
「最好的工作交辦軟體，應該要達到與協同作業結合，即想到重要事項需要委託團隊處理時，就可立即發送給相關人員，若文字無法說明清楚時，也能立即舉辦線上會議進行溝通。」郭承翔解釋：「唯有如此，工作交辦事項才可有效率被執行，管理團隊也無需持續追蹤，能靠系統協助提醒團隊成員，進而達到提高工作效率的目的。」
在台灣吹起數位轉型的浪潮中，互動資通也將會在備受歡迎的team+中，加入任務管理功能，讓team+成為企業在推動轉型過程中，不可或缺的重要數位工具。
郭承翔解釋，任務管理功能，適用於個人工作及團隊專案管理，結合敏捷開發中的看板式管理，以及簡單的任務儀表板(dashboard)，可以方便快速知道整體的進度狀態，還搭配一些可自定義的欄位及狀態關卡，增加使用上的彈性。
team+功能持續增加 扮演數位轉型核心
由台灣團隊研發，以私有雲模式建置的互動資通team+，由於具備貼近台灣企業需求，且擁有安全性高、無需擔心資訊外洩，加上授權費用合理的特性，已成為台灣市占率第一的協同作業平台。在2020年COVID-19疫情肆虐下，儘管有不少企業使用免費的線上會議軟體，但仍然有更多企業選擇加購team+授權，以應付多元辦公模式下，同仁需要一套協同作業平台的需求。
郭承翔認為，互動資通將team+定位在恰好符合企業需求的協同平台，這代表平台每項功能都是企業所需，不會有功能過於複雜、操作過於繁瑣的問題出現，且研發團隊會持續收集用戶回饋、因應市場發展，持續加入企業所需的新功能，例如會議管理、任務管理等。另外，我們也會依照不同企業需求，進一步提供客製化服務，讓team+更貼近企業的商業流程，成為提升員工競爭力的數位工具。 因應數位轉型風潮，2021年互動資通預定將朝打造產業專屬定製化的整合協作生態系邁進。如製造業有上、下游夥伴需要管理，此時若能運用team+，搭配互動資通的技術支援與客製化服務，將可大幅降低管理工作的困擾，有助於擴大數位轉型的效益。
CIO IT經理人 原文連結 –> https://www.cio.com.tw/interactive-tours-reinforts-team-functional-enterprise-to-transformation-tour-2/
