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【CIO IT 經理人】北市公務雲成效亮眼 提升公務服務能量

By 2022 年 9 月 8 日 No Comments

台北市政府資訊局局長呂新科(左)與互動資通總經理郭承翔。

台北市政府積極推動數位轉型,在啟用備受民眾肯定的台北通後,資訊局也隨即推出公務雲- TAIPEION, 讓市府員工能在第一時間掌握市民需求、回應等,進而採取相對應的作為。


報導日期:2022/09/07
報導媒體:CIO IT 經理人雜誌

遠距辦公技術發展多年,不過以往受限於導入成本與使用習慣,並沒有獲得太多企業青睞。然在 2019 年底爆發的 COVID-19 疫情後,引爆全球吹起一股遠距上班的機制,也帶動市場對相關解決方案的需求大增。在考量資安因素下,企業偏愛安全性較高的商用即時通訊軟體,而互動資通推出的team+ 自然成為臺灣廠商的最愛。

為追求更好工作、生活品質,現今人口正逐漸向大城市移動,根據聯合國人口司公布全球最新都市化人口數據,預估 2050 年全球將有多達 2/3 人口(約 50 億人)居住在城市裡。為提供市民更好服務品質,避免因人口集中影響到公共基礎設施運作,推動智慧城市已成為全球趨勢。身為資通訊大國的台灣,自然也積極接軌國際趨勢,以台北市為例,即在 2021 IDC 亞太區智慧城市大獎中,獲得公共參與、公共衛生與社會服務等大獎。且在瑞士洛桑管理學院(IMD)公布 2021 全球智慧城市指數(Smart City Index)中,於 118 座城市中脫穎而出,獲得全球第 4 名、亞洲第 2 名的優異成績。

為實踐智慧城市的目標,台北市也啟動數位轉型專案,在推動策略方面運用 living lab 方法實踐社會創新,透過深入了解市民真實需求的方式,進而提供所需的服務。台北市資訊局在打造智慧政府的框架下,陸續推出讓民眾享有更好數位生活的台北通(TaipeiPASS),以及訴求能提升市府員工工作效率的行動公務雲(TAIPEION),期盼透過兩者之間的相互搭配,作為台北市邁向智慧城市的基石。

台北市政府資訊局局長呂新科說,為打造符合國際潮流的智慧政府,我們整體發展藍圖重心放在架構重整後的專案,藉此滿足市府同仁的現行業務需求,也可以兼顧未來發展需要。台北市政府在推動數位轉型方面,主要是考量到過去公務機關傳統紙本傳遞的效率不佳,因此希望透過系統化與架構化的方式 ,打造數位化的公務流程,讓公務生態系更為完善,而 TAIPEION 正是為滿足同仁所求而問世的行動公務雲服務。

延伸數位辦公空間 提升同仁工作效率

在 COVID-19 疫情肆虐期間,台北市在推動各種防疫服務外,也發表整合所有市政服務及市民身分證件的台北通,提供市民單一入口的行動式公共服務平台,主打卡證、服務、繳費及商家優惠等四大應用面向,部分服務能在最短時間內遞件、完成陳情等。此備受好評的服務,若市府資訊系統無法及時處理,讓員工能在第一時間掌握市民需求、回應等,台北通服務最終將流於形式,因此資訊局也同步發表 TAIPEION 平台。

在資訊局規劃中,TAIPEION 系統是要取代行之多年臺北市政府員工愛上網,把市府員工的辦公場域透過創新科技延伸,如個人通訊、數位分機等,當搭配高安全性的資安通道後,讓市府同仁在外出差期間,亦可在行動裝置上處理相關業務,避免發生業務處理的空窗期。在此前提下,資訊局特別在 TAIPEION 系統中融合多項功能,如強化資訊系統身分驗證機制、提供同仁整合性公務資訊入口網,以及公務用即時通訊等功能,堪稱是公務界獨創之數位服務。根據台北市資訊局提供資料顯示,TAIPEION 有五大特色,分別是資料保存在地化、訊息通播給你知、協同合作更便利、行動辦公有效率、公私分離有隱私等。

呂新科指出,以公務員經常使用的自然人憑證為例,過往市府員工登入機關內部系統,從簽到簽退到公文批核皆須使用此憑證,儘管有不錯的加密保護機制,但無形中也拖累行政業務處理速度。為加速公共事務處理效率,TAIPEION 行動批核功能涵蓋公文、表單批核等,讓同仁可在手機、平板上處理相關業務,打破實體辦公環境限制。如此一來,有權限的同仁外勤中也可於 TAIPEION 進行行動化批核作業,不論等公車還是搭捷運的空檔,就能看公文、進行簽核等,無需回到辦公室再處理,自然可達到工作效率倍增的目的。

融入資安思維 已有效降低資安風險

為提昇身分識別安全性,以及解決輸入密碼風險問題 ,TAIPEION 內建獨創多因子認證鑰匙,使用 QR 碼登入系統,可大幅降低登入的負擔。此外,所有市府員工使用 TAIPEION 時,本身必須先經過二階段的身分驗證機制,且綁定手機也必須認證,加上需採用高資安通道連接到市府系統,可將行動辦公的資安風險降到最低。

而為強化單一認證機制,TAIPEION 是以 PKI 公鑰憑證基礎,所以在市府同仁於手機上執行各項公務服務時,也能降低被駭客入侵的機率。鑑於疫情期間,台北市政府也積極推動零接觸工作模式,資訊局特別在 TAIPEION 中,設計會議電子簽到、無接觸行動打卡的功能,讓市府員工於個人手機中做到無接觸打卡,可有效保障同仁的健康,同時降低病毒散播的風險。

為讓市府員工快速上手,TAIPEION APP 介面設計非常易於了解,在首頁就可看到市府公告、公文、郵件與行事曆等常用功能,並納入全府同仁通訊錄的服務,方便同仁可快速搜尋與聯繫。根據資訊局提供資料顯示,TAIPEION 在介面設計開發過程中,已經納入UX(User Experience,使用者經驗)與UI(User Interface,使用者介面)的思維,未來更將透過使用介面持續修正的模式,讓 TAIPEION 能更符合時下趨勢與市府員工需求。

「資訊局在開發 TAIPEION 過程中,一直將資安列入最重要的環節。鑑於線上即時通訊已經成為時下主流,這款服務自然也內嵌即時通訊系統,為避免發生遭到駭客入侵的事件,此即時通訊採封閉式管理,非市府員工無法加入,可避免重要訊息外流。」 呂新科解釋:「TAIPEION 不僅擁有公務使用之便利性,更做好公共事務重要資料保護,如特別在對話視窗設計上有浮水印做嚇阻及警示,若員工刻意透過行動裝置截圖,有浮水印可追查,系統也會禁止截圖。」

資訊局認為針對公共事務設計的數位服務,勢必要將資安放在最首要的考量,不光因為政府機關向來是駭客鎖定的攻擊目標,也因為數位服務往往與民眾個資、政府機密息息相關。因此,Line雖然是台灣民眾最常使用的即時通訊軟體,但考量到市面上軟體難免有資安疑慮,所以資訊局在 TAIPEION 採用的即時通訊服務,是資安防護能力較高且有眾多企業客戶採用,本身亦為國內企業互動資通自行開發的team+。

互動資通總經理郭承翔說,互動資通解決方案在市場已深受企業用戶肯定,至今已累積眾多成功案例。我們很高興能夠台北市政府合作,在公務雲中提供高安全性的即時通訊解決方案,讓市府同仁能在無後顧之憂下,放心進行各種公務溝通,免於擔心發生資料外洩的疑慮。

融合 beacon 裝置偵測機制 實現無接觸打卡

為滿足市府同仁工作型態轉換的需求,TAIPEION 內建獨特的 beacon 裝置偵測機制,可在短距離範圍內與 beacon 串連,讓資料傳輸更為方便。舉例而言,過往市府同仁在上、下班打卡,或者活動簽到時簽到,往往是急急忙忙找到特定的打卡機器,或到服務台實體簽到,現今改用 TAIPEION 之後,當市府踏入偵測範圍即亮燈,即可進行打卡、簽到的工作,如此也可避免發生群聚的狀況。

若因公務需求不在辦公室,出勤在外時也能使用手機及平板看公文,進行公文簽核,待後續回辦公室再插卡補簽章。尤其整體介面從圖片到排版單純簡單,市府員工幾乎不需要花太多時間適應,即可在最短時間內上手使用。

回顧整個專案推動過程,呂新科表示無論是市府同仁或一般民眾,當台北通、TAIPEION 剛問世時,由於使用者必須改變長久的使用習慣,因此最常聽到抱怨是不習慣,這也成為推動新數位服務的最大挑戰之一。TAIPEION 是整合眾多公務工作的功能,主打一個平台即能連結至使用者需要的內容,雖然在推動上面臨初期不適應的挑戰,但由於功能非常強大、易於使用的介面,加上資訊局持續優化的功能,目前已經擴及全府各局處之中。

持續擴充 TAIPEION 強化服務效率與品質

在互動資通產品經理、研發工程師、系統工程師等專案團隊的努力,Avaya 提供各種技術文件,並不斷的嘗試各種方法,才成功克服了各種技術問題,讓此專案能夠順利完成。互動資通表示此兩系統整合的專案,不光在臺灣醫療產業是首創的應用模式,也是 Avaya 在全球市場創新的成功案例。

2020 年 COVID-19 在全球肆虐,對世界產業與經濟帶來巨大的影響,2020 年台北市在疫情發展、配合中央政策下,即運用科技推動數位轉型,推出實名制口罩販賣系統、防疫實名制 App-myCode、疫情儀表板等服務。台北市政府也逐步發表臨櫃服務 e 化、Pay.Taipei、大數據中心等政策,逐步打造數位生態圈,導出城市新能量,實踐智慧政府的願景。

呂新科說, 儘管 TAIPEION 的功能相當多元化,且能在戶外提供電子簽核公文機制,可先將公文完成並送件,但仍需回辦公室用實體憑證作後續補簽。因此,對消防局、環保局等經常需要到戶外稽查的單位,傳統作業模式為同仁現場紙本登記後,再回辦公室使用實體憑證補簽,現行操作上仍然有不便之處。所以在資訊局規劃中,未來 TAIPEION 將嵌入行動自然人憑證後,屆時市府同仁只要透過手機掃描電子表單上的 QR Code,就可完成公文簽核的工作,比傳統輪流手寫簽名效率更高,也能變化應用在各種公共事務情境之中。

在台北市擘劃的智慧政府藍圖中,台北通、TAIPEION 將持續扮演關鍵角色。無論是前述哪項服務,資訊局都會在後續持續延伸更多功能,並與智慧型手機整合,讓民眾、市府員工透過 APP,就能完成許多公共事務,逐步實現台北市政府的智慧政府目標。

CIO IT經理人 原文連結 –> https://www.cio.com.tw/taipei-city-public-service-to-improve-service-energy/